يُعد جوجل درايف أحد أفضل الأدوات التي تتيح للمستخدمين إدارة الملفات وتخزينها وتنظيمها عبر الإنترنت، وبفضل سعة التخزين الكبيرة وتكاملها مع باقي خدمات جوجل مثل مستندات جوجل وجداول البيانات، يمكنك الاحتفاظ بجميع ملفاتك المهمة في مكان واحد والوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت.
في هذا المقال المقدم من موقع ديجيتال بلس، نستعرض أفضل الطرق إدارة الملفات على جوجل درايف بفعالية، وما هي استراتيجيات إدارة الملفات على جوجل درايف بالإضافة إلى عرض اشتراكات جوجل درايف من متجر ديجيتال بلس بأسعار مميزة.
استراتيجيات إدارة الملفات على جوجل درايف
كيفية تعطيل خيارات النسخ أو التنزيل أو طباعة الملفات المشتركة
يمكنك عدم السماح أو تعطيل تنزيل أو طباعة أو نسخ الملفات المشتركة باستخدام ميزة "إدارة معلومات الصلاحيات المتقدمة" (Advanced Information Rights Management) في "جوجل درايف" (Google Drive)، وهذه الميزة تضيف طبقة إضافية من التحكم على مستنداتك.
وللبدء افتح "جوجل درايف" وحدد الملف المشترك الذي ترغب في تعديله، ثم انقر على أيقونة "مشاركة" (Share) في أعلى الصفحة، وفي مربع الحوار الذي يظهر، يمكنك إضافة أسماء المتعاونين وتحديد مستوى صلاحياتهم (محرر، معلق، عارض) من القائمة المنسدلة.
وإذا رغبت في تعطيل خيارات النسخ أو التنزيل أو الطباعة، انقر على رمز الترس (عجلة حديدية) وستظهر لك صلاحيتان إضافيتان يمكنك إلغاء تحديدهما، بعد ذلك أرسل الملف إلى المتعاونين عبر الضغط على زر "إرسال" (Send).
وسيظهر للمشاهدين والمعلقين إشعار يفيد بأن "خيارات التصدير غير مفعلة"، وستكون خيارات "إنشاء نسخة" و"تنزيل" و"طباعة" معطلة، ويجب ملاحظة أن المستخدمين الذين لديهم أذونات "تحرير" سيظلون قادرين على تنزيل الملف وطباعته ونسخه.
تسهيل المشاركة باستخدام "مجموعات الاتصال" في جوجل درايف
عند استخدام جهات الاتصال الإلكترونية لم يعد هناك حاجة لتعيين أذونات الملفات لكل عضو في الفريق بشكل فردي، حيث يمكنك ببساطة إنشاء تصنيفات (Labels) لتجميع جهات الاتصال في مجموعات محددة، ولبدء هذه العملية، قم بتسجيل الدخول إلى "جهات اتصال Google" واضغط على خيار "إنشاء تصنيف" (Create Label).
وعند إنشاء تصنيف جديد، احرص على اختيار اسم يصف محتوى المجموعة بشكل واضح، سواء كان متعلقًا بمشروع معين أو بأدوار الأعضاء، مثلاً يمكنك استخدام أسماء مثل "مشروع أ - المحررين" أو "مشروع أ - المدققين" ما يسهل عليك تذكر التصنيفات وإدارتها بكفاءة.
وبعد تسمية التصنيف، قم بتحديد جهات الاتصال التي ترغب في إضافتها إليه، ثم قم بسحبها وإفلاتها فوق اسم التصنيف الجديد، وبهذه الطريقة، يصبح من السهل إدارة الملفات على جوجل درايف بشكل جماعي، حيث يمكنك إدخال اسم التصنيف فقط عند إعداد خيارات مشاركة الملفات أو المجلدات في جوجل درايف بدلاً من إضافة كل بريد إلكتروني واحدًا تلو الآخر.
تتبع عدد مشاهدات الملفات المشتركة في جوجل درايف
على الرغم من أن جوجل درايف يحتفظ بسجل الإصدارات للملفات المشتركة، إلا أنه لا يوجد وسيلة مباشرة لمعرفة عدد مرات عرض المستندات، ومع ذلك هناك طريقة مبتكرة لمعرفة ذلك من خلال استخدام خدمات تقصير الروابط مثل Bitly، وبعد إنشاء رابط مختصر للملف، يمكنك مشاركته، وستتمكن من رؤية عدد النقرات التي حصل عليها الرابط.
كما أن استخدام الروابط المختصرة قد يكون مفيدًا في حالات عديدة، مثل مشاركة كتب إلكترونية، اختبار استجابة المنتج، تقديم عروض تقديمية للجمهور أو حتى البحث عن محتوى تعليمي مفتوح، ويساعدك أيضًا في قياس تفاعل الجمهور مع المستندات، حيث تظهر المستندات العامة في نتائج البحث.
ويمكنك أيضًا استخدام بحث جوجل للعثور على المستندات العامة المنشورة على الإنترنت، من خلال استخدام عبارة البحث مثل: site.google.com متبوعة بالكلمة الرئيسية التي تبحث عنها، وهذا يمكن أن يفتح أمامك آفاقًا جديدة لمحتوى قابل للوصول.
مشاركة الملفات عبر قنوات سلاك (Slack)
إذا لم يكن فريقك قد بدأ استخدام سلاك (Slack)، فقد حان الوقت لاستكشاف هذه الأداة، حيث يتيح لك دمج "جوجل درايف" (Google Drive) مع سلاك استيراد ومشاركة الملفات بكل سهولة، كما تظل الملفات محفوظة في مجلدات جوجل درايف ما يعني أنها تبقى في مكانها الأصلي بينما يسهل سلاك الوصول إليها.
وعند لصق رابط لمستند جوجل داخل غرفة الدردشة في سلاك، سيظهر محتوى الملف كمقتطف مصغر أسفل الرابط، وهو ما يسهل على الأعضاء معرفة محتوى المستند دون الحاجة للنقر عليه، وهذه الميزة تعزز من فعالية إدارة الملفات على جوجل درايف وتبسيط التفاعل داخل الفريق.
التواصل بين "مستندات جوجل" وملفات "مايكروسوفت أوفيس"
تتجه المنافسة بين "جوجل درايف" و"مايكروسوفت أوفيس" لتقديم ميزات مذهلة، لكنهما يحققان تكاملاً رائعًا أيضًا، حيث يمكنك بسهولة تحميل ملفات Word وExcel وPowerPoint إلى جوجل درايف والعمل عليها مباشرة في السحابة.
كما تتم جميع التحديثات بشكل تلقائي في التنسيق الأصلي للملف، وهو ما يحافظ على تنسيق العمل، ويمكنك أيضاً تتبع الإصدارات السابقة من مستندات أوفيس وبالتالي يتيح لك الرجوع إلى الإصدارات القديمة متى احتجت لذلك.
استخدام أدوات جوجل المبتكرة
إذا كنت ترغب في استخدام أدوات معينة تساعدك في إدارة الملفات على جوجل درايف مثل الإضافات أو ميزة ترجمة المستند من خلالها يتم تحويل ملف أوفيس إلى مستند جوجل، وهذا يتيح لك الاستفادة من كافة إمكانيات جوجل درايف مع الحفاظ على تنسيق ملفاتك، كما تجدر الإشارة إلى أن جوجل درايف يدعم أكثر من 100 نوع من الملفات.
مشاركة مجلد مع مستخدمين لا يملكون حساباً في جوجل
يمكنك مشاركة مجلد أو مستند على "جوجل درايف" مع أصدقائك وزملائك الذين لا يمتلكون حساب جوجل، ويمكنك ذلك إما من خلال إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني أو استخدام رابط قابل للمشاركة.
يجب أن تكون على علم بأن المستخدمين العاديين والمتعاونين الذين لا يمتلكون حساب جوجل سيكون لديهم فقط إمكانية عرض الملف بغض النظر عن الأذونات المحددة، ومع ذلك يُعتبر المشاركة عبر رابط عام خطرًا على المستندات الحساسة، لذا يُفضل تجنبها إذا كان الملف يتطلب مستوى عالٍ من الخصوصية.
تنزيل مجلد مشترك في جوجل درايف
يمكنك تنزيل محتويات مجلد مشترك كملف أرشيف بصيغة (zip) لحفظ نسخ احتياطية محلية، وللقيام بذلك اذهب إلى قسم "تمت مشاركتها معي" في "جوجل درايف"، انقر بزر الماوس الأيمن على المجلد الذي ترغب بتنزيله واختر "تنزيل" (Download).
كما يمكنك أيضًا تنزيل المجلد من خلال تحديده واستخدام القائمة الموجودة في "رمز النقاط الثلاث" في شريط الأدوات، وفي حالة تنزيل مستندات من "مستندات جوجل" أو "جداول بيانات جوجل"، ستُنزل كمستندات أوفيس وليس كملف ZIP، وإذا قمت بتحديد عدة ملفات لتنزيلها، ستجمع في ملف أرشيف ZIP.
نقل ملكية الملفات إلى شخص آخر في جوجل درايف
لنقل ملكية مستندات إلى شخص آخر، افتح "جوجل درايف"، وحدد الملف أو المجلد، ثم انقر على أيقونة "مشاركة" (Share)، وبعد ذلك أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمالك الجديد، ثم انقر على القائمة المنسدلة بجانب اسمه واختر "جعله مالكًا" (Make owner).
وبعد عملية النقل، ستتحول صلاحياتك من مالك إلى محرر وسيحصل الشخص الجديد على صلاحية الملكية، وتذكر أنه بمجرد نقل الملكية، لن تتمكن من نقل الملكية مرة أخرى أو حذف الملف من "جوجل درايف".
كيفية طلب إذن الوصول إلى ملفات مشتركة في جوجل درايف
إذا حاولت الوصول إلى ملف عبر رابط مشترك وظهرت لك رسالة "يجب طلب حق الوصول"، يمكنك طلب إذن الوصول بسهولة، فانقر على زر "طلب الدخول" (Request access)، وإذا كنت تستخدم التطبيق على هاتفك، يمكنك طلب الوصول بنقرة واحدة عند ظهور رسالة "تعذر الوصول إلى المستند"، وسيتم إرسال بريد إلكتروني إلى مالك الملف.
البحث عن متعاون لإضافته إلى ملفات جوجل درايف المشتركة
إذا كنت بحاجة لمشاركة مستند مع عدد كبير من الأشخاص، يمكنك استخدام خاصية "عرض التفاصيل" (View Details) ثم علامة التبويب "النشاط" (Activity) لمعرفة الملفات التي شاركتها مؤخرًا، ويمكنك أيضًا استخدام خاصية البحث المتقدم للعثور على المستندات التي تريدها، ومن خلال البحث في النص الموجود داخل المستندات.
كما يمكنك استخدام العبارة: to:email@example.com للعثور على المستندات التي شاركتها مع شخص محدد.
ارخص اشتراكات جوجل درايف من متجر ديجيتال بلس
اشتراك Google Drive One لمدة شهر
يتيح لك هذا الاشتراك تخزين مجموعة متنوعة من الملفات، مثل الصور والفيديوهات والمستندات، في مكان آمن وسهل الوصول، وتتمتع خدمة Google Drive One بميزات متقدمة تضمن أمان بياناتك من خلال التشفير القوي، كما توفر لك خاصية التزامن التلقائي لتحديث الملفات على جميع الأجهزة المستخدمة، ويمكنك أيضًا الاستفادة من مزايا Google الأخرى مثل Gmail وGoogle Photos.
السعر : 28.00 ريال.
اشتراك Google Drive One لمدة سنة
احصل على اشتراك Google Drive One لمدة سنة بسعة 200 جيجابايت، حيث يمكنك الاستفادة من ميزات متميزة تساعدك على إدارة الملفات على جوجل درايف وتخزينها ومشاركتها والوصول إليها بسهولة وأمان، كما تتيح لك خدمة Google Drive One تخزين كميات غير محدودة من الملفات بما في ذلك الصور والمستندات ومقاطع الفيديو.
ويمكنك الوصول إلى ملفاتك من أي جهاز متصل بالإنترنت، سواء كنت تستخدم الحواسيب الشخصية أو الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية، كما أن الخدمة تتيح لك مشاركة الملفات مع الآخرين بسهولة من خلال رابط المشاركة أو عن طريق تحديد الأشخاص المعنيين مباشرة، ويتميز الاشتراك أيضًا بخاصية التزامن التلقائي، بالإضافة إلى التشفير القوي الذي يحمي بياناتك من التسلل.
السعر : 77.00 ريال.
أفضل تطبيقات إدارة الملفات على جوجل درايف
مدير ملفات Drive
يُعتبر مدير ملفات Drive خطوة متقدمة في إدارة الملفات على جوجل درايف على هواتف Android، حيث يوفر تجربة مستخدم متميزة تفوق مدير ملفات Google Drive التقليدي، كما يتم تنظيم الوصول إلى بياناتك بشكل أنيق على الشاشة الرئيسية في فئات مثل التخزين الداخلي وبطاقة SD والتنزيلات والصور والصوت والفيديو والمستندات.
ولتصفح الملفات في فئة معينة، يكفي النقر على أيقونة تلك الفئة، بينما تتيح لك أيقونة السحابة الوصول إلى ملفاتك المخزنة في السحابة، مثل Dropbox وGoogle Drive وOneDrive، بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك رمز Remote الاتصال بملفات الخادم عبر FTP أو LAN أو SFTP، مما يسهل إدارة ملفاتك بشكل أكثر فاعلية.
مدير ملفات Ubuntu
Nautilus هو مدير الملفات الافتراضي في نظام Ubuntu، ويفضل بعض المستخدمين استخدامه على مديري الملفات الآخرين، إذ يقدم واجهة منظمة مع مساحة واسعة تتيح لك التنقل بسهولة بين الملفات ويمكنك أيضًا تخصيص القائمة المنبثقة بناءً على نوع الملف.
مستكشف Solid
Solid Explorer هو تطبيق إدارة ملفات عصري يتيح لك إدارة جميع الملفات الموجودة على جهازك بسهولة، بما في ذلك الملفات المخزنة على بطاقة SD والذاكرة الرئيسية، يتميز بواجهة بسيطة وسهلة الاستخدام، ويتيح لك استكشاف الملفات عبر لوحتين مختلفتين في نفس الوقت.
مستكشف الملفات (Windows 10)
يعد مستكشف الملفات في Windows 10 المعروف باسم Windows Explorer، أداة إدارة ملفات متكاملة موجودة منذ نظام Windows 95، ويتميز بواجهة مستخدم رسومية سهلة الاستخدام تتيح لك الوصول الفوري إلى نظام الملفات لديك.
ومن الإيجابيات يمكنك إدارة المجلدات باستخدام عرض الشجرة، وفتح الملفات تلقائيًا باستخدام التطبيقات الافتراضية، بالإضافة إلى خيارات الفرز المتنوعة حسب الاسم أو التاريخ أو الحجم، ومع ذلك يعاني المستخدمون من واجهة مستخدم قديمة ومظهر داكن يفتقر إلى التجديد.
مدير الملفات Astro
يقدم واجهة مستخدم بسيطة ومريحة ويوفر لك رؤية واضحة للمساحة المتبقية على وحدة التخزين الداخلية لجهازك، بالإضافة إلى بطاقة SD، كما يتميز التطبيق بأنه مجاني ويقدم ميزة النسخ الاحتياطي بلمسة واحدة، وهو ما يجعله خيارًا مثاليًا للمستخدمين، ولكن يواجه بعض القيود في تصفح مشاركة SMB، كما أن خدمة النسخ الاحتياطي السحابي قد لا تعمل بشكل موثوق في بعض الأحيان.
Cloud Convert - تحويل الملفات
هو أداة قوية في إدارة الملفات على جوجل درايف تسمح لك باستيراد وتحويل مختلف أنواع الملفات، بما في ذلك الصوت والفيديو والصور والعروض التقديمية، حيث هذه الخدمة تجعل من السهل إدارة ملفات Google Drive لديك، كما تدعم عددًا كبيرًا من حلول تحويل الملفات عالية الجودة ومع ذلك يقتصر الاستخدام المجاني على 25 تحويلًا في اليوم.
iCareFone - نصيحة إضافية
iCareFone من Tenorshare هو برنامج رائع لإدارة أجهزة iOS، يجمع بين العديد من الميزات المفيدة مثل نقل الملفات بين iOS وWindows/Mac، والنسخ الاحتياطي لنظام iTunes، وإصلاح نظام iOS، وعلى الرغم من كونه برنامجًا متميزًا، فإن تقييم ميزاته وأدائه سيساعدك في اتخاذ قرار بشأن استخدامه.
DocuSign - توقيع الوثائق
تعتبر DocuSign واحدة من الأدوات الرائدة لتسهيل توقيع العقود والمستندات بشكل إلكتروني، توفر لك هذه الأداة السهولة والموثوقية في توقيع الوثائق من أي جهاز وفي أي مكان وكذلك إدارة الملفات على جوجل درايف ومع ذلك تعتبر تكلفتها مرتفعة قليلاً.
الأسئلة المتداولة حول إدارة الملفات على جوجل درايف
ما هي أبرز الميزات التي تقدمها Google Drive لإدارة الملفات بكفاءة؟
تقدم Google Drive ميزات متقدمة مثل تنظيم الملفات في مجلدات، إمكانية الوصول السريع عبر محرك البحث، مشاركة الملفات مع تحكم كامل في الإعدادات، وتكامل مع تطبيقات Google الأخرى مثل Google Docs وGoogle Sheets.
كيف يمكنني تحسين الأمان عند استخدام Google Drive؟
لتحسين الأمان، يجب تفعيل التحقق بخطوتين، استخدام كلمات مرور قوية، تجنب مشاركة الملفات الحساسة مع أشخاص غير موثوقين والتحقق بانتظام من النشاطات الأخيرة على حسابك.
هل يمكنني استعادة الملفات المحذوفة من Google Drive؟
نعم، يمكن استعادة الملفات المحذوفة من Google Drive من خلال مجلد "سلة المهملات" (Trash) الذي يحتفظ بالملفات المحذوفة لمدة 30 يومًا قبل حذفها نهائيًا.
ما هي النصائح الفعالة لتنظيم الملفات داخل Google Drive؟
لتحسين تنظيم الملفات، يمكنك إنشاء مجلدات رئيسية لفئات المحتوى، استخدام تسمية واضحة للملفات، تمييز الملفات المهمة بألوان واستخدام ميزة البحث لتسهيل الوصول السريع.
كيف يمكنني تقليل استهلاك مساحة التخزين في Google Drive؟
يمكن تقليل استهلاك المساحة من خلال حذف الملفات غير الضرورية، استخدام خيارات الضغط لتقليل حجم الملفات وتحميل الصور ومقاطع الفيديو بجودة منخفضة بدلاً من الجودة العالية.
في الختام، تُعتبر إدارة الملفات على جوجل درايف أداة حيوية لكل من الأفراد والشركات، حيث توفر هذه الخدمة سلاسة في الوصول إلى الملفات وتخزينها ومشاركتها، مما يسهل عملية التعاون والتنظيم، ومن خلال الاستفادة من ميزات الأمان والتنسيق المتقدم، يمكن للمستخدمين تحسين إنتاجيتهم وضمان سلامة معلوماتهم.
